Tipp 1: Einmal Import, immer Import
Das A & O ist der Import. Er stellt die Grundlage dafür dar, dass die Schülerinnen und Schüler mit ihrer Import-ID der richtigen Klasse oder dem richtigen Kurs zugeordnet werden und nach den Sommerferien durch einen erneuten Import versetzt werden. Da es auch unterjährig Veränderungen innerhalb der Klassen- oder Schulgemeinschaft geben kann, sollten Admins den Import nicht nur zum Schul- oder Halbjahreswechsel vervollständigen, sondern immer dann, wenn es Änderungen gibt. IServ-Trainer Nils Wagener empfiehlt hier regelmäßige Kontrollen. Nur dann gelingt die Administration reibungslos.
Tipps 2: Speicherplatz sichten
Der (persönliche) Speicherplatz auf der IServ Schulplattform ist in den meisten Fällen absolut ausreichend. Dennoch sollten Schulen, die die Cloud-Variante der IServ Schulplattform nutzen, zwischendurch und auch zum Schuljahreswechsel den Speicherplatz des Systems sichten. Wie viel Speicherplatz ist gerade belegt? Wie viele Gigabytes stehen für das neue Schuljahr zur Verfügung? Kennt ein Admin diese Zahl, hat er Argumente, die Kolleginnen und Kollegen einmal darum zu bitten, nicht mehr benötige Dateien zu entfernen oder diese auf ihren eigenen PC oder eine Festplatte zu verschieben.
Tipps 3: Start nutzen, um neue Module einzuführen
Erfahrungsgemäß warten viele Admins lieber auf den Start eines neuen Schul- oder Halbjahres, um neue IServ-Module einzuführen. Deshalb bietet es sich für einen Admin an, vor dem Schulstart zu prüfen, welche Module schon länger auf ihren Einsatz warten. Gegebenenfalls ist dann zu überlegen, ob vorab eine Schulung der Lehrkräfte sinnvoll wäre – ganz nach dem Motto: »Neues Schuljahr, neues Modul«.
Tipp 4: Rollen und Rechte prüfen und anpassen
Schon bei der Einführung der IServ Schulplattform werden die Rollen und Rechte nach den Wünschen der Schule gemeinsam mit den IServ-Trainern eingerichtet. Nicht selten kommt es vor, dass Lehrkräfte in Elternzeit gehen, Sonderurlaub haben oder versetzt werden. Bereits verteilte Berechtigungen für Nutzerinnen und Nutzer müssen demnach mit der Zeit immer wieder mal angepasst werden. Diese Anpassungen können Admins nach der ersten Einführung eigenständig übernehmen. Hier gilt es grundsätzlich zu prüfen, welche Personenkreise neue Rechte erhalten oder bei wem diese entzogen werden müssen, weil sie beispielsweise nur vorübergehend bestimmte Rechte erhalten sollten. Es empfiehlt sich auch hier, derartige Anpassungen stets zeitnah umzusetzen, um sicherstellen zu können, dass alles auf dem neusten Stand ist.
Tipps 5: Neue Endgeräte einrichten
Mittlerweile gibt es zahlreiche Schulen, die neue Endgeräte an die frischgebackenen Fünftklässler verteilen. Diese iPads werden den Schüler(inne)n in der Regel für ihre gesamte Schulzeit zur Verfügung gestellt. Oft teilen Admins mit, dass wenn die neuen Kinder nach den Sommerferien in die Schule kommen, umgehend eine iPad-Schulung stattfindet. Gemeinsam werden dann die iPads ausgepackt, eingeschaltet und ins WLAN gebracht. Schuladmins sollten in diesem Zuge prüfen, ob die Profile gesetzt worden sind oder ob die iPads überhaupt im Mobile Device Management (MDM) der IServ Schulplattform angekommen sind.
Die goldene Spielregel: einmal Import immer Import
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass regelmäßige Kontrollen und zeitnahe Anpassungen essenziell für Schuladmins sind. Dazu gehört beispielsweise die Sichtung des Speicherplatzes oder die Kontrolle der verteilten Rechte und Rollen. Je regelmäßiger die Aufgaben umgesetzt werden, desto einfacher fällt die Administration, und die Schuladmins können sich auf ihre eigentliche Aufgabe als Lehrkraft konzentrieren.
IServ-Trainer Nils empfiehlt, den Import nicht nur zum Schuljahreswechsel, sondern auch unterjährig vorzunehmen, wenn Veränderungen anstehen. Ebenso sollte auf das manuelle Hinterlegen von Schüler-Accounts verzichtet werden, da diese Accounts auch in Zukunft manuell gepflegt werden müssen und oft vergessen werden.
Kenntnisse von bisher nicht genutzten Modulen sind in jedem Fall sinnvoll, um die weiteren Module der IServ Schulplattform kennenzulernen, die für die Organisation, Kommunikation, den Unterricht und die Netzwerkverwaltung in der Schule hilfreich und spannend sein könnten.
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